Pressekonferenzen in Corona-Zeiten – natürlich digital
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Nach wie vor gehören Pressekonferenzen zu den wichtigsten Kommunikationsinstrumenten der Pressearbeit. Die Vorteile liegen klar auf der Hand:
- die schnelle Weitergabe wichtiger Informationen an alle relevanten Zielgruppen und Interessenvertreter. Das ist auch in der Krisenkommunikation sehr wichtig
- Ankündigungen von Produktneuheiten oder andere wichtige Unternehmensinformationen
- Möglichkeit, in den direkten Dialog mit Medienvertretern zu gehen
Durch die Corona-Pandemie entwickelten verschiedene Anbieter von Online-Konferenz-Tools ihre Dienste rasant weiter. So ist es mittlerweile gängige Praxis, die Pressekonferenz online abzuhalten. Der digitale Raum bietet eine Vielzahl an Vorteilen für Organisatoren und Teilnehmer einer Pressekonferenz. Zum Beispiel:
- eine viel größere teilhabende Öffentlichkeit wird erreicht
- alltägliche Hindernisse wie Zeitmangel und räumliche Distanz werden überwunden
- Wiederverwendung der Aufzeichnung für andere Kommunikationsmaßnahmen oder Online-Auftritte
- Durchführbarkeit für jedes PR-Budget (Reisekosten, Shuttle-Services, aufwendige Technik, Druckerzeugnisse, Verpflegungskosten fallen weg)
Doch wie führt man eine gelungene Digitale Pressekonferenz durch? Hier sind unsere Tipps für Sie:
Vorbereitung ist die halbe Miete
Egal ob digital oder analog: eine Pressekonferenz will gut geplant sein. Sie benötigt einen Moderator, der einen roten Faden hat und auf die Fragen der ZuschauerInnen eingeht. Die Sprecher müssen wissen, wann von ihnen welche Inhalte erwartet werden. Ein gutes Briefing der Sprecher für Statements zu erwartbaren Fragen ist genauso wichtig.
Ergänzt werden die Aussagen durch eine kurze Präsentation und multimediales Material wie Grafiken, Bilder und Videos.
Live dabei durch Streaming Technologie
Die einfachste Methode, um eine Pressekonferenz digital zugänglich zu machen, ist die Live-Übertragung. Internationale Unternehmen verfügen über enorme Ressourcen, um die Qualität und mediale Gestaltung der Übertragungen auf einem sehr hohen Niveau umzusetzen. Allgemein gilt aber: Schon mit einfachem Kamera- und Ton-Equipment kann man das Live-Erlebnis über verschiedene Kanäle sichtbar machen:
Technische Voraussetzungen
So wichtig wie bei analogen Konferenzen die Anfahrtsbeschreibung ist eine kurze Beschreibung für den Zugang zur digitalen Pressekonferenz. Dazu gehört ein funktionierender Link, ein funktionierendes Passwort und Erläuterungen zur benötigten Software und Technik (Mikrofon, Kamera). Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer an der Konferenz mit der Technik vertraut sind. Am besten, Sie proben vorher die Pressekonferenz einmal durch, damit sichergestellt ist, dass alles funktioniert. Idealerweise haben Sie einen Ansprechpartner, der bei technischen Problemen während der Konferenz erreichbar ist und die Ton- und Bildqualität kontrolliert.
Dialog geht auch Online
Neben der reinen Information steht die soziale Interaktion zur Pflege und Vertiefung von Beziehungen und die Möglichkeit des direkten Gespräches mit Interessengruppen im Mittelpunkt von klassischen Pressekonferenzen. Im digitalen Konferenzraum kann der gegenseitige Austausch zwar nicht von Angesicht zu Angesicht geschehen, ist deswegen aber noch lange nicht unmöglich. Oft werden in den Live-Stream Kommentar- oder Chatfunktionen eingebunden, sodass der Zuschauer direkt mit anderen Streamern diskutieren oder Fragen an den Referenten stellen kann.
Welches Tool eignet sich am besten?
Es gibt mittlerweile eine ganze Reihe von kostenlosen Streaming-Tools, die sich auch für professionelle Pressekonferenzen bestens eignen. Hier eine Liste beliebter Tools:
- Skype ist ein echter Video-Chat-Klassiker. Für kleine Konferenzen mit einem ausgewählten Publikum bis zu 50 Personen ist der Dienst kostenlos nutzbar. Die Teilnehmer müssen sich lediglich mit einer E-Mail-Adresse ein Skype-Konto anlegen.
- Google Meet ist wegen der Pandemie seit ein paar Monaten kostenlos. Das Konferenztool verfügt über alle wichtigen Funktionen: Man kann chatten und kommentieren sowie Material zur Verfügung stellen. Sogar Youtube-Videos können während der Konferenz abgespielt werden. Nachteil: Die Teilnehmer brauchen ein Google-Konto. Dieses haben zwar die meisten, jedoch kann es sein, dass man damit einige Interessenten ausschließt.
- Zoom punktet durch einfache Bedienbarkeit und einen niedrigschwelligen Zugang, Möchte der Veranstalter der Konferenz Zoom allerdings länger als 40 Minuten nutzen, benötigt er eine kostenpflichtige Lizenz und beim Thema Datenschutz steht das Tool zurzeit in der Kritik.
Nutzen Sie bereits Social Media Kanäle, können sich folgende Optionen lohnen:
- Facebook Live bietet vorgefertigte Dialog- und Feedbackfunktionen. Ihre Follower haben einen direkten Zugang zur digitalen Pressekonferenz auf dem PC oder Smartphone. Voraussetzung ist jedoch ein Facebook-Konto.
- Youtube Live ist für eine große Zuschauerzahl geeignet. Das Video lässt sich im Nachhinein auf der Homepage einbinden und kann von Usern immer wieder angesehen werden. Haben Sie bereits einen regelmäßig bespielten Kanal, ist diese Option naheliegend. So haben auch Ihre Abonnenten ganz einfach Zugang zur online Pressekonferenz. Zudem ist eine Registrierung für den Zugang nicht erforderlich.
Der Nachteil von Konferenzen über Social Media Kanäle: Die Zuschauer werden leicht abgelenkt, weil daneben Bilder und Videos anderer Kanäle gezeigt werden.
Jedes Tool hat seine Vor- und Nachteile, die es abzuwägen gilt. Für welches Tool Sie sich entscheiden, hängt davon ab, wie groß die Pressekonferenz sein wird und welche Zielgruppe Sie damit erreichen wollen.
Nach der Konferenz
Üblich ist es, dass die Pressekonferenz aufgezeichnet und ergänzendes Material nachgereicht wird. So können Anwesende nachrecherchieren und JournalistInnen, die nicht live dabei sein konnten, sich noch im Nachhinein informieren. Das Material kann hinterher außerdem für weitere PR-Zwecke verwendet werden. Z.B. für Unternehmenspräsentationen oder als Information für Besucher der Unternehmenswebseite.